Registro de jornada obligatorio: qué exige la ley y qué cambia con el fichaje digital

Si tienes empleados, el registro de jornada es obligatorio desde 2019. Eso no es nuevo. Lo que sí es nuevo es que la forma de llevarlo está a punto de cambiar: la norma que se tramita ahora mismo convierte el fichaje digital en la única opción válida y deja fuera el papel y las hojas de cálculo.

Si tu empresa todavía apunta las horas en una libreta o en un Excel, esto te afecta. Te contamos qué se exige hoy, qué se va a exigir y qué conviene hacer antes de que llegue.

Qué obliga la ley hoy

La obligación viene del Real Decreto-ley 8/2019, que introdujo el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Está en vigor desde el 12 de mayo de 2019 y dice que la empresa garantizará el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y fin de cada persona trabajadora.

En la práctica, hoy tienes que cumplir esto:

• Registrar la hora de entrada y de salida de cada trabajador, todos los días.
• Conservar los registros cuatro años.
• Tenerlos a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
• Que el registro sea fiable, inalterable y accesible (así lo exige el propio artículo 34.9).

Aplica a todas las empresas con personas contratadas, sin importar el sector ni el tamaño. Da igual que tengas una persona o veinte, a jornada completa o parcial. Los autónomos sin trabajadores a cargo no registran su propia jornada, pero sí en cuanto contratan a alguien.

Ese último requisito —fiable e inalterable— es donde la mayoría de las pymes lleva años en terreno resbaladizo, porque una hoja de cálculo se puede modificar sin dejar rastro. Con la norma que viene, deja de ser terreno resbaladizo y pasa a ser incumplimiento.

Qué cambia: el fichaje pasa a ser digital y solo digital

El Gobierno tramita un Real Decreto que endurece los requisitos de forma sustancial. Estas son las novedades principales que contempla:

• Registro exclusivamente digital. El papel y el Excel dejan de ser sistemas válidos.
• Inalterable y trazable. Cualquier modificación tiene que quedar registrada, con quién la hizo y cuándo.
• Acceso remoto para la Inspección de Trabajo. Ya no basta con poder enseñar los registros si viene una inspección: la Inspección podrá consultarlos a distancia.
• Accesible para la persona trabajadora, que debe poder consultar su propio registro en cualquier momento.
• Sanciones agravadas, calculadas por trabajador afectado en lugar de por centro de trabajo.

El cambio de fondo es este: hasta ahora la ley te pedía tener el registro. A partir de esta norma te va a pedir que ese registro sea verificable por un tercero sin contar contigo. Son dos cosas muy distintas, y la segunda es incompatible con el papel.

Cuándo entra en vigor

Con cautela, porque la norma todavía no está aprobada y los plazos administrativos se mueven:

• El texto recibió observaciones del Consejo de Estado, que obligaron a revisarlo.
• El 24 de julio de 2026, los ministerios de Trabajo y Economía acordaron retomar la tramitación en septiembre de 2026.
• El calendario previsto contempla un plazo de adaptación de seis meses desde la aprobación de las especificaciones técnicas.

Si se aprueba en otoño de 2026, la obligación de fichaje digital sería exigible en torno a la primavera de 2027. Puede retrasarse. Lo que no parece que vaya a pasar es que se caiga: la dirección está fijada desde hace tiempo y el borrador ya existe.

Las multas: lo que hay y lo que vendría

Hoy, no llevar el registro de jornada o llevarlo mal es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multa de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo, graduada en tres tramos:

Grado	Importe
Mínimo	751 € – 1.500 €
Medio	1.501 € – 3.750 €
Máximo	3.751 € – 7.500 €

El grado no se aplica al azar. El artículo 39.3 de la LISOS obliga a valorar el número de trabajadores afectados, el perjuicio causado, si hubo intención o negligencia, la cifra de negocio y si ya te habían sancionado antes por lo mismo.

Y hay un escalón por encima: si se falsifican los registros, o si el no registrar acaba encubriendo horas extra no pagadas, la infracción pasa a muy grave, con sanciones que pueden llegar a los 225.018 €.

Con la nueva norma, el cálculo cambiaría de por centro de trabajo a por cada trabajador afectado. Una empresa de 50 empleados sin registro válido pasaría de un tope de 7.500 € a cifras de otro orden de magnitud. Ese es el verdadero motivo para no dejarlo para el final.

Por qué el Excel ya no te sirve

Muchos negocios siguen apuntando las horas a mano o en una hoja de cálculo. Aparte de que dejará de ser legal, hoy ya te está costando:

1. No demuestra nada. Un Excel es editable por definición. Ante una inspección, un registro que cualquiera puede modificar a posteriori tiene un valor probatorio muy limitado.
2. Genera trabajo cada mes. Alguien tiene que transcribir, cuadrar, corregir y calcular extras y ausencias.
3. No sabes lo que te cuestan los trabajos. Si las horas no están bien imputadas, presupuestas a ciegas. En un taller o una empresa de instalación, eso se come el margen sin que te enteres.

El caso incómodo: la gente que no pisa la oficina

En la Bahía de Cádiz esto lo vemos constantemente en talleres, empresas de mantenimiento e instalaciones. El operario sale de casa, va directo a la obra, hace dos servicios y vuelve. ¿Dónde ficha?

Con papel, no hay solución razonable: o se apunta a mano al llegar (y entonces el registro no es fiable) o se rellena a final de semana de memoria (y entonces directamente no cumple). Es justamente el escenario que la norma nueva quiere cerrar.

Con fichaje desde el móvil se resuelve solo, y de paso obtienes el dato de cuántas horas ha llevado realmente cada trabajo. Que es el dato que necesitas para presupuestar bien el siguiente.

Qué hacer ahora

No hace falta esperar a que se publique el Real Decreto. Al contrario: quien se adapte antes lo hará con calma y sin la prisa de una fecha límite.

1. Comprueba cómo registras hoy. Si es papel o Excel, ya sabes que tiene fecha de caducidad.
2. Verifica que registras lo que hay que registrar: entrada y salida, a diario, de todo el mundo.
3. Revisa si conservas cuatro años de histórico y si podrías enseñarlo mañana.
4. Pásate a un sistema digital que sea inalterable, consultable por el trabajador y exportable para la Inspección y para tu gestoría.

Cómo lo resolvemos nosotros

Tenemos producto propio para esto: tictacdicta.es, nuestro sistema de control horario digital. Los empleados fichan desde el móvil, el registro queda trazado y no se puede alterar sin dejar rastro, y los informes salen listos para la gestoría o para una inspección.

Nos encargamos de la implantación completa: configuramos el control horario, damos de alta a tu equipo, migramos el histórico que tengas y os enseñamos a usarlo. Sin cambiar vuestra forma de trabajar y sin parar la actividad.

Si no tienes claro si cumples o quieres saber qué tendrías que cambiar antes de 2027, cuéntanos cómo lo lleváis ahora y te lo decimos sin compromiso. Trabajamos con empresas de toda la provincia de Cádiz y online en el resto de España.

Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento legal. La norma sobre registro horario digital está en tramitación y su contenido definitivo puede cambiar respecto a lo aquí descrito. Para tu caso concreto, consulta con tu gestoría o con un profesional laboralista.