WhatsApp y consultas
Responder preguntas frecuentes, recoger datos, hacer seguimientos y derivar al equipo cuando hace falta.
Ver solución Automatización para PYMEs
Menos tareas repetitivas. Más tiempo para dirigir tu empresa.
Automatizamos procesos que hoy dependen de copiar datos, responder siempre lo mismo, enviar avisos, hacer seguimientos o recordar manualmente el siguiente paso.
La idea no es automatizarlo todo. Es quitar trabajo repetitivo allí donde realmente compensa.
Primera conversación gratuita y sin compromiso.
Automatización de procesos
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos es el uso de tecnología para ejecutar de forma automática tareas repetitivas o pasos de un proceso que antes requerían intervención manual, con el objetivo de ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar el control de la empresa.
En una PYME puede significar, por ejemplo, que una solicitud recibida por WhatsApp se registre automáticamente, que una cita genere su confirmación y recordatorio, que determinada información pase de una herramienta a otra o que el responsable reciba un aviso cuando un proceso requiere su intervención.
No se trata de automatizar todo. Primero analizamos cómo funciona el proceso y decidimos qué merece la pena automatizar, qué herramientas conviene mantener y en qué puntos sigue siendo necesaria la intervención de una persona.
Ocurre algoEl sistema actúaSiguiente pasoSupervisión si hace falta
No todo lo que puede automatizarse merece la pena automatizarlo.
Ejemplos habituales
Procesos que suelen consumir demasiado tiempo
Llamadas
Atender consultas, recoger información, filtrar y derivar las conversaciones que necesitan intervención humana.
Ver soluciónCitas y reservas
Gestionar confirmaciones, cambios, cancelaciones, disponibilidad y recordatorios.
Ver soluciónSeguimientos
Crear avisos y próximos pasos para que oportunidades, clientes o tareas no dependan de la memoria.
Documentos y administración
Preparar, mover o actualizar información entre formularios, documentos y aplicaciones.
Reseñas y comunicaciones
Enviar solicitudes, avisos y comunicaciones en el momento adecuado dentro del proceso.
Del evento a la acciónResolver Preparar Derivar
Una automatización necesita reglas claras
1
Disparador
Algo ocurre: llega una consulta, cambia un estado, se completa una tarea o se alcanza una fecha.
2
Información
El sistema recoge o consulta los datos necesarios.
3
Acción
Envía, registra, actualiza, prepara o ejecuta el siguiente paso.
4
Supervisión
Si aparece una excepción o una decisión importante, pasa al equipo.
Las tareas predecibles pueden completarse automáticamente.
El sistema puede dejar información o trabajo preparado para una persona.
Las excepciones, decisiones o casos sensibles deben pasar al equipo.
Automatizar con criterio
No todo lo que puede automatizarse debería automatizarse
Automatizar cuando
- La tarea se repite.
- Sigue reglas claras.
- Consume tiempo.
- Genera errores manuales.
- Ocurre con frecuencia.
- El resultado puede comprobarse.
Mantener bajo supervisión cuando
- Requiere criterio.
- Hay excepciones frecuentes.
- Implica decisiones delicadas.
- El error tiene alto impacto.
- Necesita una conversación humana.
- No existe suficiente información para decidir automáticamente.
La mejor automatización no es la que elimina más intervención humana. Es la que coloca la intervención humana donde aporta más valor.
No hace falta cambiarlo todo
Podemos automatizar alrededor de lo que ya utilizas
Si tus herramientas actuales funcionan, intentamos aprovecharlas. Muchas automatizaciones consisten precisamente en hacer que aplicaciones que hoy trabajan por separado compartan información.
Herramienta A+Herramienta B+Automatización=Menos trabajo manual
Cuando una integración no es posible o las herramientas actuales limitan realmente el proceso, estudiamos otras opciones.
¿Necesitas una herramienta específica? Ver software a medida De la idea a un proceso funcionando
Automatizamos después de entender el proceso
1
Entendemos
Vemos cómo se realiza hoy la tarea.
2
Priorizamos
Decidimos qué merece la pena automatizar.
3
Diseñamos
Definimos reglas, excepciones y supervisión.
4
Implantamos
Configuramos, conectamos, probamos y ponemos en marcha.
5
Acompañamos
Realizamos ajustes, soporte y mejoras cuando aportan valor.
Cuando tiene sentido, podemos empezar por un solo proceso y ampliar después.
Un problemaUna primera automatizaciónComprobamosAmpliamos si aporta valor
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Automatización para PYMEs en la provincia de Cádiz
Empecemos por una tarea
Cuéntanos qué quieres mejorar ¿Qué proceso de tu empresa te obliga a hacer siempre lo mismo?
Cuéntanos cómo lo gestionáis hoy. Estudiaremos si merece la pena automatizarlo y qué parte debe seguir bajo control humano.
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