Documentos
Crear o preparar documentos a partir de información ya disponible.
Automatización administrativa
Reduce el trabajo administrativo que se repite una y otra vez
Muchas tareas administrativas consisten en mover información de un sitio a otro, preparar documentos, actualizar hojas de cálculo, enviar avisos o repetir pasos que siguen siempre una lógica parecida.
Diseñamos automatizaciones para reducir ese trabajo manual, disminuir errores y dejar al equipo únicamente las tareas que necesitan revisión o criterio.
Primera conversación gratuita y sin compromiso.
Mucho tiempo en pequeñas tareas
El trabajo administrativo se acumula paso a paso
Una tarea puede parecer pequeña cuando se hace una vez. El problema aparece cuando hay que repetirla cada día o cada semana.
Copiar información entre aplicaciones.
Preparar siempre los mismos documentos.
Actualizar hojas de cálculo manualmente.
Descargar y archivar archivos.
Enviar avisos y recordatorios.
Recoger datos desde formularios.
Buscar información repartida en varios sitios.
Comprobar manualmente si algo está pendiente.
Automatizar estas tareas puede liberar tiempo sin necesidad de cambiar toda la forma de trabajar de la empresa.
Procesos administrativos
Tareas que pueden simplificarse cuando siguen reglas claras
Presupuestos
Recoger datos, preparar información y activar los siguientes pasos del proceso.
Facturas y datos
Trasladar o registrar información cuando el proceso y las herramientas lo permiten.
Formularios
Recoger información y enviarla directamente al lugar donde debe utilizarse.
Hojas de cálculo
Actualizar datos, consolidar información o reducir tareas repetitivas alrededor de Excel u otras hojas.
Archivos
Organizar, nombrar, trasladar o clasificar documentos según reglas definidas.
Avisos y recordatorios
Activar comunicaciones o tareas cuando ocurre algo o llega una fecha.
Integraciones
Transferir información entre herramientas para evitar introducirla varias veces.
Cuando existen implicaciones legales, fiscales o contables, la validación corresponde siempre al profesional adecuado.
Menos copiar y pegarFormulario Datos Documento Registro Aviso
Una misma información no debería introducirse una y otra vez
Entra informaciónSe valida / organizaSe utiliza en el procesoSe actualiza o genera documentaciónSe avisa al equipo si hace falta
El objetivo es que la información avance por el proceso sin depender constantemente de copiarla manualmente de un sitio a otro.
Un ejemplo sencilloCliente / equipo Sistema Documento Registro Aviso Persona
De una solicitud a un documento preparado
Completa un formulario.
Recoge y organiza la información.
Se prepara un documento o presupuesto con los datos definidos.
La información se guarda o actualiza en la herramienta correspondiente.
El equipo recibe la tarea o notificación necesaria.
Revisa o continúa el proceso cuando hace falta.
No se trata de eliminar la revisión humana, sino de evitar que la persona tenga que reconstruir manualmente toda la información.
Herramientas conectadas
Si una información ya existe, intentamos no pedir que se escriba otra vez
Muchas tareas administrativas aparecen porque distintas herramientas no comparten información.
FormularioEmailHoja de cálculoOtra herramienta
AutomatizaciónSoftware / documento / tareaCuando las aplicaciones lo permiten, estudiamos cómo conectarlas para reducir duplicidades.
Integrar dos herramientas que ya funcionan puede ser mejor que sustituirlas.
Ver software a medida e integracionesAutomatizar con control
No todos los documentos ni decisiones deberían procesarse solos
Se puede automatizar
- Recopilar información.
- Trasladar datos.
- Generar borradores.
- Actualizar estados.
- Organizar archivos.
- Crear avisos.
- Ejecutar tareas predecibles.
Debe pasar al equipo cuando
- Hay que validar información.
- Existe una excepción.
- Hace falta criterio.
- El documento requiere aprobación.
- El error puede tener impacto importante.
- La decisión tiene implicaciones legales, fiscales o económicas.
La automatización puede preparar el trabajo. La decisión sigue siendo humana cuando el proceso lo necesita.
Tecnología con criterioReglas clarasAutomatización Información no estructuradaValorar IA
Muchas tareas administrativas no necesitan inteligencia artificial
Cuando una tarea sigue reglas claras, una automatización convencional suele ser más sencilla, predecible y fácil de mantener. La inteligencia artificial puede tener sentido cuando necesitamos interpretar textos, clasificar información, resumir o trabajar con lenguaje natural, pero no la añadimos simplemente porque sea posible.
La tecnología adecuada es la que resuelve el problema con la menor complejidad razonable.
Ver automatización de procesosCasos habituales
Tareas administrativas que aparecen en casi cualquier PYME
Empresas de servicios
Solicitudes, presupuestos, partes de trabajo, documentación y seguimiento.
Ver empresas de serviciosClínicas
Formularios, información previa, documentación y tareas asociadas a citas.
Ver soluciones para clínicasAlojamientos turísticos
Datos de reservas, comunicaciones, documentación y coordinación de tareas.
Ver soluciones para alojamientosComercios y otras PYMEs
Documentos, hojas de cálculo, avisos, archivos y traslado de información entre herramientas.
Ver todos los sectoresPrimero entendemos el proceso1 2 3 4 5 Ver cómo trabajamos
Automatizamos después de eliminar pasos innecesarios
Entendemos
Vemos cómo se realiza actualmente la tarea.
Simplificamos
Revisamos si hay pasos que pueden eliminarse antes de automatizar.
Diseñamos
Definimos reglas, datos, excepciones y supervisión.
Implantamos
Configuramos las automatizaciones e integraciones necesarias.
Acompañamos
Probamos el proceso, realizamos ajustes y revisamos mejoras cuando aportan valor.
Empecemos por una tarea
Cuéntanos qué tarea quieres mejorar ¿Qué tarea administrativa repites todas las semanas?
Cuéntanos qué información copias, qué documentos preparas o qué pasos administrativos te están quitando tiempo. Estudiaremos contigo qué merece la pena simplificar, automatizar o conectar.
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