Consulta
El cliente solicita información o un trabajo.
Soluciones para empresas de servicios
Menos tiempo gestionando el trabajo. Más tiempo haciéndolo.
Cuando un cliente llama, pide presupuesto, acepta el trabajo y hay que coordinarlo, aparecen muchas pequeñas tareas: recoger datos, preparar documentos, organizar fechas, avisar al equipo, registrar lo realizado y hacer seguimiento.
Diseñamos soluciones para reducir ese trabajo repetitivo y conseguir que la información avance por el proceso sin depender continuamente de llamadas, notas y tareas manuales.
Primera conversación gratuita y sin compromiso.
De la consulta al trabajo terminado1 2 3 4 5 6 7 8
Un servicio genera muchas tareas antes y después de realizarlo
Datos
Se recoge la información necesaria.
Presupuesto
Se prepara una propuesta o valoración cuando corresponda.
Aceptación
El trabajo pasa a la siguiente fase.
Planificación
Se asigna fecha, persona o recursos.
Trabajo
El equipo realiza el servicio.
Parte / documentación
Se registra qué se ha hecho.
Facturación / seguimiento
Se completan las tareas administrativas posteriores.
Cuantos más pasos dependen de copiar datos o acordarse de hacer algo, más trabajo administrativo genera cada servicio.
Cuando todo depende de personas y mensajes
Los pequeños desórdenes se acumulan cuando hay mucho trabajo
Solicitudes que llegan por WhatsApp, teléfono y correo.
Datos del cliente repartidos.
Presupuestos que se hacen desde cero.
Presupuestos enviados sin seguimiento.
Partes de trabajo en papel o notas.
Fotos del trabajo en móviles personales.
Trabajos pendientes difíciles de consultar.
Clientes que llaman para preguntar por el estado.
Horas de trabajo que se apuntan después.
Documentos que hay que volver a transcribir.
Facturación que empieza cuando alguien recopila toda la información.
El problema no suele ser falta de trabajo. Muchas veces es que gestionar cada trabajo consume demasiado tiempo.
Antes de empezar el trabajo
La solicitud del cliente puede llegar ya organizada
WhatsApp, llamadas, formularios o correo pueden convertirse en una entrada estructurada de información en lugar de generar conversaciones y notas aisladas.
WhatsAppLlamadaWeb / formularioEmail
SolicitudInformación organizadaLa solución puede recoger datos, clasificar solicitudes y preparar el siguiente paso cuando el proceso está claramente definido.
Una de las tareas que más se repite
Preparar un presupuesto no debería significar empezar de cero cada vez
En muchas empresas de servicios se repiten materiales, conceptos, precios, horas y estructuras de presupuesto.
Datos del trabajoPartidas / reglasPresupuestoEnvíoSeguimiento
Reutilizar conceptos habitualesReducir cálculos manualesNumerar y organizar documentosRelacionar presupuesto y clienteSaber si está pendienteActivar seguimiento
El alcance depende de cómo calcule cada empresa sus trabajos. No todos los precios pueden ni deben generarse automáticamente.
Después de enviar el presupuesto
Que una oportunidad no dependa de acordarse de llamar
Un presupuesto enviado no debería desaparecer en una bandeja de correo.
ClientePresupuestoEstadoPróximo pasoSeguimientoResultado
Pendiente de respuestaLlamar en una fechaSolicitar informaciónActualizar estadoSaber quién es responsable
No buscamos automatizar la relación comercial. Buscamos evitar que las oportunidades se pierdan por falta de organización.
Ver clientes y seguimientoCuando el trabajo ya está aceptado
Coordinar fechas, visitas y trabajos también puede simplificarse
Instalaciones, reparaciones, mantenimientos y visitas suelen necesitar coordinar disponibilidad entre cliente y equipo.
Propuesta de fechas y confirmación
Recordatorios, cambios y cancelaciones
Asignación interna cuando corresponda
Si una herramienta de planificación ya funciona correctamente, estudiamos cómo conservarla.
Ver gestión de citasLo que ocurre en la obra o en casa del cliente
El trabajo debería quedar registrado donde se realiza
Cuando el operario termina un trabajo, la información puede recogerse desde el móvil en lugar de depender de una libreta que alguien tendrá que transcribir después.
Trabajo realizadoMaterialesHorasObservacionesFotografías cuando sean necesariasFirma o conformidad cuando el proceso lo contempleIncidencias
TrabajoParte digitalInformación centralizadaAdministración
El objetivo es eliminar la doble tarea: hacer el trabajo y después volver a escribir qué se hizo.
Tiempo y costes
Saber cuánto tiempo lleva realmente cada trabajo ayuda a presupuestar mejor el siguiente
En empresas donde el equipo se desplaza o realiza varios servicios al día, registrar horas puede servir tanto para el control horario como para entender cuánto esfuerzo consume cada trabajo.
El registro de jornada y el análisis del esfuerzo de un trabajo son necesidades distintas, aunque puedan compartir información cuando el proyecto lo permita.
Ver control horarioDespués del trabajo
La información ya existe. No debería volver a escribirse.
Partes, horas, materiales, clientes y documentos generan tareas administrativas cuando los datos tienen que reconstruirse manualmente.
Preparar documentaciónActualizar hojas de cálculoTrasladar informaciónGenerar avisosOrganizar archivosPreparar información para facturaciónActualizar estados
Si el dato ya existe en el proceso, intentamos aprovecharlo.
Ver automatización administrativaUn ejemplo
De una llamada a un trabajo documentado
Cliente contactaSe recogen datosSe prepara presupuestoCliente aceptaSe planifica el trabajoOperario recibe informaciónRealiza el servicioCompleta parte desde el móvilAdministración recibe los datosSe actualiza el proceso
No significa que todas las empresas necesiten este mismo flujo. Diseñamos el proceso según cómo trabajéis realmente.
Aprovechamos lo que ya funciona
Tu programa actual puede seguir formando parte de la solución
Si ya utilizas un software de facturación, gestión, agenda u otra herramienta que funciona bien, no hay razón para sustituirlo simplemente para automatizar un proceso.
Mantener
Conservar las herramientas que ya funcionan.
Integrar
Conectarlas cuando sea técnicamente viable.
Complementar
Añadir una solución específica para los pasos que siguen siendo manuales.
Desarrollar
Crear software a medida cuando las alternativas existentes no resuelven bien la necesidad.
Empresas de servicios
Especialmente útil cuando cada trabajo activa varios pasos administrativos
Instalación y montaje
Presupuestos, planificación, partes y documentación.
Mantenimiento
Visitas periódicas, avisos, incidencias y registros.
Reparación y asistencia técnica
Solicitudes, asignación, intervención y seguimiento.
Talleres
Presupuestos, trabajos, horas, partes y documentación.
Servicios a domicilio
Citas, rutas o planificación, comunicación y registro del trabajo.
Servicios profesionales
Clientes, documentación, tareas y seguimiento.
Son ejemplos conceptuales: también estudiamos otros negocios profesionales y técnicos.
Primero entendemos el trabajo real1 2 3 4 5 6 Ver cómo trabajamos
No empezamos eligiendo software
Entendemos
Seguimos el recorrido desde que entra una solicitud hasta que termina el trabajo.
Detectamos
Localizamos tareas repetitivas, datos duplicados, errores y esperas.
Priorizamos
Elegimos el punto que más tiempo o problemas genera.
Simplificamos
Quitamos pasos innecesarios antes de automatizarlos.
Implantamos
Configuramos, conectamos o desarrollamos la solución necesaria.
Acompañamos
Probamos con el equipo y realizamos ajustes cuando aportan valor.
No hace falta hacerlo todo
Empieza por el proceso que más tiempo te roba
Puede ser presupuestar, organizar clientes, preparar partes, gestionar citas o trasladar información a administración.
Un problemaUna soluciónMedimosAmpliamos si compensa
Digitalizar toda la empresa de golpe suele añadir más complejidad. Preferimos resolver bien un proceso y continuar después.
Empecemos por un trabajo real
Cuéntanos cómo trabajáis ¿Qué ocurre desde que un cliente te llama hasta que el trabajo queda terminado?
Cuéntanos cómo recibís solicitudes, preparáis presupuestos, organizáis los trabajos y registráis lo realizado.
Estudiaremos contigo dónde se pierde tiempo y qué merece la pena simplificar, automatizar o conectar.
Primera conversación gratuita y sin compromiso.